Die Zeiten ändern sich. Das Internet und seine Möglichkeiten begleiten uns mehr und mehr. Nun gilt es, diesen rasenden Zug nicht zu verpassen, sondern auf ihn aufzuspringen. Patienten nehmen ihr Smartphone und gehen auf die Homepage ihres Arztes, um die Telefonnummer für eine telefonische Terminvergabe herauszusuchen. Wäre es nicht praktisch, dort neben der Telefonnummer auch direkt online den gewünschten Termin herauszusuchen und zu vereinbaren? Was gilt es jedoch für den Arzt aus juristischer Sicht zu beachten?

Viele Ärzte bieten ihren Patienten mittlerweile die Gelegenheit, ihre Termine über das Internet zu vereinbaren. Dies bedeutet einen gewissen Komfort für die Patienten. Sie können direkt online sehen, welche Termine zur Verfügung stehen und welcher ihnen gut passt, und diesen dann vereinbaren. Diesen Service anzubieten ist zunächst leicht für den Arzt. Es gibt zahlreiche Anbieter, welche genau solch eine Leistung "verkaufen". Dies erleichtert die Umsetzung für den Arzt und seine Mitarbeiter. Auch kümmern sich die Anbieter regelmäßig um rechtliche Belange, wie beispielsweise die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzerklärungen. Jedoch sollte jeder Arzt gewisse Aspekte im Blick haben.

Datenschutz

Seit dem 25. Mai 2018 ist das Thema Datenschutz in aller Munde. Noch genauer ist es eigentlich das Wort "Datenschutz-Grundverordnung", das vielen zu schaffen macht. Auch in Bezug auf das Einsetzen von Online-Terminvereinbarungen kommen wir um die Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) nicht herum.

Datenschutzerklärung

Sobald die Patienten ihre Daten in die dafür vorgesehenen Felder eintippen und dann auf "speichern" oder "absenden" gehen, verarbeiten Sie als Arzt und Verantwortlicher seine personenbezogenen Daten. Neben dem Namen, der Adresse und dem Geburtsdatum muss der Patient in der Regel auch seine Handynummer und E-Mail-Adresse angeben. Schließlich müssen und wollen Sie ihn im Fall der Terminabsage oder Terminverschiebung auch kurzfristig informieren können. Sie kommen als Verantwortlicher der Datenverarbeitung in den Wirkungskreis der DSGVO und haben die Pflicht, Ihren Patienten über den Datenschutz zu informieren. Dieser Pflicht kommen Sie mit einer Datenschutzerklärung nach, welche der Patient bestätigen muss, bevor er seine Daten absenden kann. Diese sog. "Opt-in-Funktion", wonach der Patient vor Absenden seiner Daten das berühmte Häkchen setzen muss ("Ich erkläre mich mit der Datenschutzerklärung einverstanden."), ermöglicht Ihnen die Kontrolle und den Nachweis darüber, dass Sie Ihre Patienten aufgeklärt und diese in die Datenverarbeitung eingewilligt haben. Hilfe können Sie von dem Drittanbieter erwarten, welcher Ihnen in der Regel eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung sowie die technischen Voraussetzungen zur Verfügung stellt.

Verschlüsselung der Homepage

Neben dieser Datenschutzerklärung ist es erforderlich, dass die technisch notwendigen Maßnahmen umgesetzt werden. Konkret bedeutet das für Sie, eine Verschlüsselung Ihrer Website herzustellen. Eine solche sogenannte "SSL-Verschlüsselung" kennzeichnet sich durch das grüne Schlosssymbol neben der Internetadresse:

Diese Verschlüsselung ist im Übrigen auch notwendig, wenn es den Patienten möglich ist, über ein Kontaktformular Kontakt zu Ihnen aufzunehmen. Es empfiehlt sich daher ohnehin, eine solche Verschlüsselung einzurichten.

Datenverarbeitungsverzeichnis

Jeder, der Daten als Verantwortlicher verarbeitet, ist dazu verpflichtet, sämtliche Datenverarbeitungsschritte in ein sogenanntes Datenverarbeitungsverzeichnis einzutragen. Hierzu gehört natürlich auch die Datenverarbeitung im Rahmen der Möglichkeit der Online-Terminbuchung. Sie müssen angeben, wer hier der Ansprechpartner ist, wann diese Datenverarbeitung eingeführt worden ist, zu welchem Zwecke die Daten verarbeitet werden, in welche Kategorie der betroffenen Personen die Datenverarbeitung fällt, welche Kategorie von personenbezogenen Daten betroffen ist, ob ein Transfer in Drittländer stattfindet, welche Löschfristen für diese Daten gelten und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen werden. Im besten Falle existiert in Ihrer Arztpraxis solch ein Datenverarbeitungsverzeichnis bereits und die Angaben zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Online-Terminvereinbarung müssen nur noch ergänzt werden.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Neben dem Thema Datenschutz müssen mit dem Patienten bei der Buchung seiner Termine Allgemeine Geschäftsbedingungen vereinbart werden. Dabei sollte ebenfalls darauf geachtet werden, dass der Patient den Termin nur vereinbaren kann, wenn er den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zugestimmt hat. Sichergestellt wird dies wiederum über die "Opt-in-Funktion". Auch hier gilt es, die Hilfe der Anbieter in Anspruch zu nehmen. Diese verwenden grundsätzlich standardisierte Allgemeine Geschäftsbedingungen, welche Sie verwenden können.

Ausfallhonorar

Vorsichtig sein sollten Sie allerdings hinsichtlich des Themas "Ausfallhonorar" in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Jeder Arzt kennt es: Der Patient vereinbart einen Termin und kommt dann, meist unentschuldigt, nicht. Möglicherweise entsteht ungenutzte Arbeitszeit. Diesem Ärgernis kann der Arzt mit der Vereinbarung eines Ausfallhonorars entgegentreten. Es wird also vereinbart, dass der Patient einen bestimmten Betrag zahlen muss, wenn er den Termin nicht einhält. Nun erscheint die Online-Terminvereinbarung als Möglichkeit, hier eine solche Ausfallhonorar-Vereinbarung mit einzufügen. Dies sollte jedoch nicht in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen formuliert werden. Allgemeine Geschäftsbedingungen werden an den gesetzlichen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches gemessen. Nicht erlaubt sind danach sogenannte überraschende Klauseln. Wenn die Vereinbarung eines Ausfallhonorars nun irgendwo in den seitenlangen Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu finden ist, werden die Gerichte dazu tendieren, dies als unwirksam anzusehen, da es für den Patienten überraschend kommt.

Sollten Sie demnach ein Ausfallhonorar fordern wollen, empfiehlt es sich nach wie vor, eine konkrete Vereinbarung mit dem Patienten zu treffen, welche den rechtlichen Anforderungen genügt. Eine solche Vereinbarung sollte die folgenden Punkte notwendigerweise zum Inhalt haben:

  • Einen Hinweis dahingehend, dass Sie eine Bestellpraxis unterhalten und der vereinbarte Termin konkret für den Patienten freigehalten wird.
  • Eine Angabe, bis wann eine Absage oder Verschiebung des Termins aufgrund von durch den Patienten zu vertretenden Gründen möglich ist, ohne, dass ein Ausfallhonorar anfällt (z. B. "bis spätestens 48 Stunden vorher").
  • Eine Angabe zur Höhe des Ausfallhonorars.
  • Ort und Datum der Vereinbarung sowie Ihre Unterschrift und die Unterschrift Ihres Patienten.

Fazit für die Praxis
Verpassen Sie nicht den richtigen Moment und bieten Ihren Patienten die Möglichkeit, online Termine zu vereinbaren. Die Anbieter solcher Plattformen sind mittlerweile in der Regel gut aufgestellt und können Ihnen insbesondere bei dem "Angst-Thema: Datenschutz" behilflich sein. Die Patienten werden diesen Service zu schätzen wissen und auch in Ihrem Arbeitsalltag wird sich eine Online-Terminverarbeitung bemerkbar machen. Ihre Mitarbeiter werden die Arbeitsentlastung deutlich spüren und haben so mehr Kapazitäten für andere Aufgaben. Es lohnt sich also für alle Seiten, diesen Schritt zu gehen.



Autorin:

Eva-Maria Neelmeier

Rechtsanwältin
Kanzlei 34
www.kanzlei34.de



Erschienen in: Der Allgemeinarzt, 2019; 41 (17) Seite 58-60